Privacyverklaring

Hoofs Studio ("Hoofs", "wij") is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze site en in onze samenwerking worden verwerkt. Deze verklaring legt uit welke gegevens we verwerken, waarom, op welke grondslag en hoe lang, en welke rechten je hebt. Vragen of een verzoek? Mail hello@hoofs.studio.

Welke gegevens we verwerken

Neem je contact met ons op, dan verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat opgeeft) en de inhoud van je bericht. Werk je met ons samen, dan verwerken we daarnaast de gegevens die nodig zijn voor het project en de administratie: contact- en bedrijfsgegevens, btw- en KvK-nummer, offertes, opdrachten, facturen en de communicatie in ons klantenportaal. Onze server houdt technische logbestanden bij (zoals IP-adres, browsertype en tijdstip) voor beveiliging, foutopsporing en de goede werking van de site.

Doeleinden en grondslagen

We verwerken deze gegevens om de overeenkomst met je uit te voeren (projecten, offertes, facturatie en het klantenportaal), om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen), en op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website en bij het onderhouden van de klantrelatie. Waar we toestemming vragen (bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief), verwerken we op basis van die toestemming en kun je die altijd intrekken.

Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Facturen, offertes en de bijbehorende administratie bewaren we zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Je portaalaccount bewaren we zolang de klantrelatie loopt; daarna verwijderen of anonimiseren we het binnen een redelijke termijn. Contactberichten bewaren we zolang dat voor de afhandeling en eventuele opvolging nodig is. Technische logbestanden bewaren we kortstondig voor beveiliging en foutopsporing.

Cookies

Deze site gebruikt geen tracking- of marketingcookies en geen analytics. Het klantenportaal zet één functionele cookie om je login-sessie te onthouden; die is noodzakelijk voor de werking en vraagt geen toestemming. We plaatsen geen cookies van derden.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Hosting doen we in eigen beheer: de site en het klantenportaal draaien op een server die we zelf beheren, en e-mail versturen we via een zelf beheerde mailserver. Waar we voor een specifieke functie toch een verwerker inschakelen, doen we dat op basis van een verwerkersovereenkomst en alleen voor zover nodig. We delen gegevens verder alleen als de wet dat vereist of om onze rechten te beschermen.

Doorgifte buiten de EER

Omdat we hosting en e-mail in eigen beheer binnen de EER uitvoeren, worden je gegevens in beginsel niet buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven. Mocht dat in een specifiek geval toch nodig zijn, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen zoals de EU-modelcontractbepalingen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeperking, updates en back-ups. Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid, maar we houden de beveiliging structureel op orde.

Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Minderjarigen

Onze site en diensten zijn niet gericht op minderjarigen. We verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 16 jaar. Kom je zulke gegevens tegen, laat het ons weten, dan verwijderen we ze.

Als wij verwerker zijn

Bouwen of beheren wij een systeem waarin jij persoonsgegevens verwerkt (bijvoorbeeld een reserverings- of portaalsysteem), dan verwerken wij die gegevens namens jou. Jij bent dan verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker; we leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst. Deze verklaring gaat over onze eigen verwerkingen als verantwoordelijke.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van je gegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en op overdraagbaarheid van gegevens die je zelf hebt aangeleverd. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Mail hello@hoofs.studio; we reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je te identificeren.

Functionaris voor gegevensbescherming

We zijn niet wettelijk verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Vragen over privacy kun je stellen via hello@hoofs.studio.

Klacht

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of de regelgeving daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen melden we dat waar dat kan.